Preparar um casamento não é uma tarefa fácil. Preparar um casamento em um local que não seja preparado para isso, pode se tornar mais desafiador ainda. Mas quando o espaço faz seu coração bater mais forte, saiba que não é necessário abrir mão dos seus sonhos.
É muito comum recebermos aqui no blog histórias de noivos que escolheram lugares inusitados, ou as vezes com um significado especial no relacionamento do casal para o grande dia. Por vezes esses locais não são preparados para receber uma festa de casamento, e isso requer um grande planejamento.
No entanto, é possível sim adaptar um espaço para receber o seu casamento com conforto e tranquilidade. Convidamos hoje a Dri Bicudo, que vocês já devem conhecer através da Biscuit Eventos, que agora recebe o nome de Adriana Bicudo Assessoria, para nos dar algumas dicas de como adaptar um espaço para receber um casamento.
A Dri Bicudo tem expertise no assunto…Pra você terem uma ideia, já produziu casamentos em galpões gigantescos que não tinham nenhuma estrutura, em uma ilha em Paraty cujo acesso se dava apenas por barco e balsa, em uma falésia na Bahia, além de outros que renderam boas aventuras. Dá pra imaginar?
1) Visita Técnica
A visita técnica inicial é fundamental para avaliar a estrutura básica do local. É na visita técnica que você poderá definir pontos centrais como: onde vai ocorrer a cerimônia? E a festa? Tem estrutura de banheiros (e se tiver, é suficiente para o seu número de convidados?)? E estrutura de cozinha? Onde a noiva vai se arrumar? Se sua ideia for ter uma banda, existe um camarim para ela? Há uma sala para deixar as coisas do casamento como docinhos, chinelos, bem casados e afins? Além disso, como a energia elétrica chegará à sua festa? E ponto de água? Existe ou precisaremos chamar um caminhão pipa? E ponto de esgoto? Vamos precisar construir piso, cobertura, banheiros?
São detalhes que muitas vezes passam desapercebidos mas que são vitais para o bom funcionamento de uma festa de casamento.
2) Fique atento aos fatores inerentes
Avalie também fatores inerentes ao ambiente. Por exemplo, no casamento que fizemos em cima da falésia na praia do Espelho, havia bastante vento. Isso impactava diretamente na cerimônia, que poderia se tornar um momento bastante desagradável com a decoração e os vestidos voando.
No casamento que fizemos no galpão, tínhamos um problema sério com a acústica do espaço, já que o ambiente tinha 40 mil metros quadrados e 12m de pé direito. Já no casamento da Ilha em Paraty, tínhamos um problema com a maré, que em determinados horários do dia, não permitiam que a balsa navegasse. Saber dos problemas antecipadamente nos ajuda a pensar em soluções junto aos respectivos fornecedores (na maioria dos casos, elas existem), mas caso elas não existam, precisamos pensar a viabilidade real daquele evento acontecer ali.
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3) Suporte Básico
Preocupe-se sempre em ter suporte básico para qualquer emergência: imagine um casamento em uma ilha sem um suporte de primeiros socorros, caso algum convidado passe mal, ou sem uma brigada contra incêndio caso haja algum curto circuito. Ou então, se há necessidade de comprar mais bebidas durante a festa, qual a solução? Estar precavido para essas adversidades é fundamental para que tudo corra bem.
4) Documentações e burocracias
Veja todas as leis de segurança, psiu, ecad e afins, pois isso pode prejudicar e até cancelar seu evento. No casamento que fizemos no galpão em Campinas, o mesmo ficava ao lado do aeroporto de Viracopos, onde há um fluxo grande de aviões descendo e subindo. Além de avaliar o barulho dos aviões, e se isso influenciaria na festa (o que se encaixaria na dica 2 acima), nos preocupamos em checar se o som da festa não poderia atrapalhar a torre de comando. Imaginem o tamanho do problema caso isso acontecesse? Esse foi um caso específico, mas preocupe-se sempre com leis locais, lei do psiu, entre outras.
5) Conforto dos convidados
Pense bastante no conforto dos seus convidados. Casar em um local diferente pode trazer um resultado muito bacana, mas você deve pensar sempre no conforto dos seus convidados, que já estão tendo bastante trabalho para chegar até lá. Para o casamento de Paraty, por exemplo, teríamos que transportar todos os convidados de barco para o local da festa. Para isso, checamos quais seriam os barcos, se eram confortáveis, deixamos coordenadoras no cais de Paraty para localizar e orientar os convidados, além de uma recepção com comidinhas e algo gostoso para beber na chegada à ilha.
Se o casamento ocorrer em um local de muito difícil acesso, talvez valha a pena disponibilizar um serviço de vans para levar os convidados. Um kit de boas vindas nos quartos dos hotéis também é uma maneira de mimá-los e deixá-los a vontade. Indicamos sempre também a criação de um site com todas as informações que se façam necessárias, como passagens, hospedagens, traslados, atividades para fazer naquele local, hospitais próximos e etc.
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6) Escolha fornecedores experientes
Tenha um time de fornecedores experientes e dispostos a enfrentar as adversidades. Todas essas experiências que tivemos foram únicas e aprendemos muito com cada uma delas. Mas justamente porque foram únicas, não tínhamos experiência com as excentricidades de cada local. Por isso foi muito importante contarmos com um time de fornecedores empenhados e dispostos a fazer acontecer em cada um dos eventos.
Foram diversas visitas técnicas com cada um deles e visitas técnicas com todos juntos para acertarmos detalhes e logística para que nada desse errado no dia. Além disso, não preciso nem mencionar a importância de ter fornecedores profissionais e responsáveis, né? Imaginem vocês se, com todo o vento da falésia na Bahia, o fornecedor de piso e cobertura não tivesse um grupo de engenheiros por trás preocupados em como estaquear a estrutura de modo que ela não voasse com o vento?
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7) Conte com a ajuda de uma assessoria
Digo sem sombra de dúvidas: tenha uma assessoria durante todo o processo. São profissionais de produção, que estão acostumados a pensar em todas as possibilidades e a encontrar soluções para elas.
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